搞定:工作效率大師教你,事情再屬照樣做好的搞定5步驟.jpg搞定》大衛‧艾倫 

(2022) 我對於時間管理(提高工作效率)這個主題非常有興趣,我看了很多這方面的書,我必需要講,這一本書給我非常多的啟發,而且書中有很多實操的案例,我覺得非常受用。

常常作者就用一兩句話,但卻讓我很有啟發,舉兩個我印象最深的例子

一、先思考兩分鐘
想完成結果,先思考才是最有效的辦法。 

2分鐘思考「下一步行動為何?」,你只是花2分鐘理清了期望結果與下一步行動,工作效率就能大大提高。


二、雜事不要出現在行事曆,這會讓行事曆一團亂
行事曆應該是要記下當天「一定要」完成或注意的事情,也就是說,能出現在行事曆上的事肯定是最重要的,絕對不能延後或跳過。

所以你只要掃一眼行事曆你就會知道今天最重要的事情是什麼,而不是一眼看不到頭。


問:如果事情不寫在行事曆?那是要寫在哪裡提醒自己?

好,接下來講這一書的重點,這一本書叫《搞定》,英文書名叫Getting Things Done,取首字母「GTD」,在時間管理的領域裡,你如果聽到有人講GTD,就是在講這個。

副標題是,工作效率大師教你,事情再多照樣做好的搞定5步驟。

這本書的重點就是要教這5個步驟,而且還會有詳細的實操說明。


再來我想說的是「搞定」不是一就而成,需要時間不斷地調整優化。

也就是說,就算你看了這本《搞定》,你覺得作者教的很好,你跟著照做,也需要時間,我個人的看法是,快的話半年,慢的話可以要一年,你才有可能把這一套「搞定」的時間管理步驟RUN順。

「搞定」的5個步驟包話:
一、捕捉:吸引我們注意力的事項。

隨時記錄下你的想法,實體筆記本、手機,電腦都行,先收集。
我個人是用Notion(整理)+google keep(收集)。

 

二、理清:每件事的意義與下一步行動
一開始只是純收集,例如可以在Notion設一個收集(每日清空)資料夾,你每天都要找一個時間把收集欄的事情歸類一下,也就是下一步行動。

關於「下一步行動」要怎麼做,書中有很詳細的說明,我這邊先跳過。


三、整理:上述結果,提出可行動的選項。
可以交辦出去的就交辦出去,不行的那接下來要怎麼做?
是要安排何時做? 需要什麼資料?
是否需要成立一個專案(把大行動分解成小行動)等等。


四、回顧:選項清單,接著做出決擇。
事情是永遠做不完的,而且計劃永遠都不上變化,但時間有限,怎麼辦?你要取捨,你也可以理解成「減法」。


五、執行:決定的行動
要提高工作效率,最重要的一定是執行,沒有行動,事情不可能自己做好,而要如何執行呢? 這邊如果要細講也是很多,我這邊先跳過。
 



這一本是我目前看過的所有的時間管理的書中,我覺得講的最好的,但有一個問題,對於時間管理的入門者來說,這一本可能會讓你有點吃不消。

為何?大部份時間管理的書,都只是針對某一個特定的主題在寫,例如要事優先,避免干擾,做減法等等等,但這一本時間管理的書是全家桶.

也就是說,裡面講的東西都不是跟在你開玩笑的,每一頁都是重點,看這一本書的時候,你會發現怎麼每一頁都是重點啊,是的,所以我才說,這一本是我目前看過時間管理書中,寫的最好最全面的。

因為作者很清楚的告訴你,事情再多,你只要按照我教的方法一步一步來,就是搞定5步驟,事情進展的進度一定會比你原本要來的好。

你以前是見招拆招,每天面對處理不完的事情,忙的焦頭爛額,明明已經忙了一整天了,等到下班才發現最重要的事情都還沒做。

或是明明已經把重要事情都寫在行事曆了,往往還是忘掉,甚至根本沒有完成進度,老是一天延過一天,你是不是受夠了?

是的,我猜你一定受夠了。

所以囉,你需要這一本書,教你如何GTD。

不是空話,而是實實在在的實戰,一步一步教你。


 



2024年2月更新

《搞定》是2001年初版,現在這一本是2016年的全新修定版,球狂銷200萬冊,出版超過30國,Amazon網路書店時間管理類TOP1,高踞暢銷榜15年。

我對「時間管理」這個主題非常感興趣,因為我的生活及工作「百廢待舉」,我非常需要時間管理來提升我的工作效率,以及改善我的生活焦慮。

我看了很多時間管理的書,但我是直到2022年才接觸這本書,為何?  因為之前也沒有人跟我講啊。

但我一看這本書我就知道了,這本書真的就是時間管理這個主題的「源頭」之作,很多時間管理的觀念最早都是從這本書出來的。

2024年我又重看了這本書,我先講兩個讓我印象最深的心得:

一、二分鐘法則
2分鐘之內你立刻處理完就沒事了,否則這個小問題會一直出現在你眼前「干擾你」。

再說,小任務趕快處理完會有成就感,會想要再處理更多而,而是不是被一大堆鎖事煩心。


二、清空大腦
是指想到什麼都要先寫下來。
不要用大腦來記事情,應該用大腦來「思考」事情,而非只是「想到」而已。

這個清空大腦真的是時間管理的「奧義」,只要能掌握這個原則,真的可能讓你輕鬆很多,因為你記得越多,忘的越快,然後你會更焦慮。


時間管理的書我已經看了非常多本,而這一本《搞定》是我會放在手邊,一看再看的書。

對於時間管理,我個人的體會有三個重點:減法、要事優先、待辦清單

特別是這個減法,你也可以理解成「斷捨離」,是對工作及生活的斷捨離,人們的焦慮往往就是來自於,時間有限,但什麼都想要,什麼都放不掉。

時間管理最大的阻礙:別人的急事,電話,各種通訊軟體,無法專心做事。

對於大部份的上班族來說,無論怎麼「時間管理」,只要一上班,電話一直來,老闆找、客戶找,每個人都說很急,手機一直響,你忙的焦頭爛額,直到下班前才發現自己今天的要事一件也沒做。

這就是問題所在,但這一點也是大部份上班族無法解決的關鍵點。

時間其實是不可以管理的,能管理的只有我們自己。

而在上班時間,時間又好像不是我們自己的,是老闆的、客戶的,那要如何避免?

我個人是盡量不接電話,不接急件,有事請用email聯絡,這就是為何我的小店明明只有我一個人,但我確可以搞定所有的事情,關鍵點就是在這裡。

我是我自己的主人,沒人能安排我工作,只有我能安排我自己的工作。

 

 

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