晚上9點50分,小孩來電:「爸,我有寄email,你幫我印。」

我打開email的附檔,word檔,總共有6頁,第1頁封面,第2頁目錄,第3~6頁是內容。

這份報告雖然只有6頁,我看了直搖頭,目錄是「純手工」製作的,目錄有頁數,但文件卻沒有插入頁碼,更別說沒排版了,反正這就是一個非常NG的報告。

我都還不用看內容,我光是看到這麼兩光的排版,我就直接打槍了。怎麼辦?

我平常是9點半下班,現在已經9點50分了,我有10分鐘搞定這份報告,我覺得ok,我稍微排版一下,然後設定目錄,印出來,下班。

我太樂觀了,我後來踢到鐵板了。

鐵板一:我知道封面要從0開始,但我忘了怎麼讓封面的頁碼不要印。

鐵板二:我知道要讓目錄自動更新頁數,但我忘了怎麼在word 2016中設定。
 

好,過程我就不多說了,我後來花了30分鐘才搞定,為了避免我下次又忘記了,我特地寫這一篇教學筆記。

 

ok,先從鐵板一開始講起

一、插入頁碼,但第一頁封面不算頁數,也不要出現頁碼。

頁數-01
▲先在文件底端插入頁碼

頁數-02
▲起始頁碼設為0,這時封面會顯示為第0頁。

頁數-03
▲設定第一頁不同,這樣封面就不會顯示頁碼了。

 

 

二、word 2016 如何做目錄?

目錄-01
▲選取要設為目錄的標題,把樣式通通設為標題1

這一步是關鍵,等一下要設目錄時,word會去抓所有樣式為「標題1」的文字,自動生成目錄 


目錄-02
▲設定目錄 (請詳上圖說明)


目錄-03
▲這個目錄是自動產生的,也可以自動更新目錄的頁碼

 

好,本篇就講到這裡。

word大家都會用,但「樣式」功能很多人不會用。理由很簡單,如果是一般的短文章,有沒有用樣式沒什麼差別,但如果是長文件的報告,不會用樣式就會很NG了。

 

補充:

怎樣成為word的高手?

一般人會覺得就是靈活運用word的技巧,技巧是什麼?就是指word的軟體功能,例如:樣式、目錄、分節等等。

技巧在我看來很簡單,例如我不會做目錄,我就google一下我就會了,我會了之後,你看看我還能寫教學耶。

真正的word高手應該是要會「排版」

排版是印刷用語,我在這邊講的排版是指,你的版面要很專業、很漂亮,很有格調。

怎麼學word排版?

我報兩張明牌給你,這兩本書都不是在教你word,但你只要把書中教的排版觀念用在word中,你的word會非常強大。

(1) 【筆記】好設計4個法則就夠了

(2) 【筆記】關鍵簡報術  

 

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