每天最重要的2小時每天最重要的2小時》 喬許.戴維斯  

在還沒開始寫部落格之前,我每天上班八小時,大概只需工作四小時,坦白說,那個時候我很閒。

開始寫部落格之後,我越來越忙,每天上班10小時也不夠用。為何?因為多出了兩項以前沒有工作,一是發文,二是回覆網友,尤其是回覆網友這一項工作特別的消耗時間。

怎麼辦?

要時間管理,要提高工作效率,關於這二點,我覺得對我最有幫助的書是《一週工作四小時》。

我從《一週工作四小時》中獲得四項提高工作效率的心得

一、盡量不要接電話  (改用網路連絡)

二、批次處理 (例如固定時段收發Email及回覆)

三、80/20法則  (簡單講就是過濾客戶)

四、注意工作順序,先做重要的工作 

我要補充一下第四點。我以前事情老是做不完,很大的一個原因是我的工作順序是,回覆網友>發文>電腦組裝。

回覆網友真的是非常花時間,一個一個回,然後網友又繼續問,常常一回就是2~3個小時以上,等我終於完回了,我也累了,實在沒有力氣在組裝電腦或寫部落格文章了。

我後來把工作順序調整成電腦組裝>發文>回覆網友,我的工作效率大大提高,當然啦這也有一個後遺症,網友會覺得我回覆的很慢,而且可能沒辦法當天回覆,要到隔天才能回覆。(傳送門)

再來,隨著我的工作量越來越多,事情多,突發狀況也跟著多,然後我就遇到一個問題:隨著待辦事項越來越多,總會達到一個我做不完的臨界點,怎麼辦?

終於,我在《每天最重要的2小時》中找到我答案了。

我先講答案:為了節省5分鐘,結果瞎忙一小時。

我來說明一下,為什麼我每天總是無法完成重要工作。

每天上班之前已經有一大堆待辦事項等著我,在上班的過程中,不斷的有新的待辦事項透過手機、Email、line、FB私訊湧進來。我過去能做的就是「避免中斷」提高工作效率。

但無論我怎麼避免中斷,肯定還是會被大大小小的急事、突發狀況給中斷,然後我當然就是加速想趕快把眼前這些小急事做完。每天都是忙,忙,忙,上班時間就這樣一點一點的流逝,等到快要下班了才發現,今天必須完成的重要工作還沒做完,下場就是焦慮、緊張、自責。

在《每天最重要的2小時》中作者提出了五個有效策略,使心智有高效率的表現,聰明完成當日「關鍵工作」。

作者提供五個策略,但以下我只想講三個,我覺得這三個最重要。

一、辨識每個決定點

作者說:
完成一件事務的那一刻,是一個珍貴的機會點,你可以決定接下來該處理哪一項事務。你應該要停下來,都能讓自己從容地考慮,寧願花五分鐘考慮接下來「值得」先做哪件事,哪些事看起來好像很急,卻不適合在此時先處理。

我以前為了要把握時間,我會一直不斷的做下去,因為事情太多了,我沒空停下來思考,停下來就是浪費時間,但是我忽略了一件事,如果我為了節省這停下來的5分鐘,我可能會繼續瞎忙一小時。簡單講就是:我可能會花了大量的時間處理別人的急事,而忘了自己今天最重要的事。


二、管理心智能量

簡單講:人的體力與腦力都是有限的,人不可能每天都高效率的工作8小時,你每天最高效率的工作時間可能只有2小時,你必須找到您每天最佳的2個小時,然後完成工作。

除了體力有限之外,還有一個因素就是壓力,隨著工作越來越多,壓力越來越大,也會消耗您的能量,讓你還沒開始工作就已經感到非常疲累,怎麼辦?所以作者說要管理心智能量,你是人,不是機器。

 

三、打造對自己有益的工作環境

這一點如果要細講真的會講很長,我個人的經驗有二點,一是斷捨離,讓工作環境盡可能簡單清爽。二是避免接電話與見客戶,這樣我才有時間專心工作。(傳送門)

另外還有一點我覺得非常重要,就是「清空郵件夾」,很多人的郵箱都是滿滿的,但我會盡量保持收件匣是空的,那樣我一看就知道我目前還有什麼工作。

 

結論:
在完成一項工作後,停下來,花幾分鐘時間思考接下來要繼續做什麼,而不是急急忙忙一直做下去,那叫「瞎忙」。

 

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